Реальный обезличенный кейс производственной B2B-компании. CRM не было вообще. Вместо дорогого проекта автоматизации мы сначала собрали рабочую систему в таблице, получили фактические цифры и только после этого начали решать, что действительно нужно переносить в Bitrix24.
Когда собственник говорит: «Нам нужна CRM», первая реакция часто одинаковая: выбрать Bitrix24 или другую систему, купить лицензию, подключить интегратора, телефонию, мессенджеры и начать автоматизировать процессы.
Проблема в том, что на старте компания нередко ещё не понимает, какой именно процесс она собирается автоматизировать. В результате дорогая CRM превращается в цифровой шкаф с красивыми полками, куда менеджеры всё равно ничего не складывают.
В одном из наших действующих проектов мы пошли от обратного. В производственной B2B-компании CRM не было вообще. Первой задачей стало не внедрение сложного программного продукта, а получение ответов на базовые вопросы: сколько приходит лидов, сколько создаётся сделок, где они зависают, сколько отправляется коммерческих предложений и какие конверсии даёт текущая команда.
В компании уже были сотрудники, которые общались с клиентами, делали расчёты, выезжали на замеры и сопровождали проекты. Сделки происходили. Но единой картины продаж не существовало.
Нельзя быстро получить список всех потенциальных продаж и понять, что сейчас находится в работе.
Неизвестно, какая доля лидов превращается в сделки, КП и реальные оплаты.
Можно поставить менеджеру план по выручке, но невозможно объяснить, сколько действий и сделок должно привести к этой цифре.
Когда продажа не состоялась, непонятно: проблема в лидах, цене, работе менеджера, продукте или конкретном этапе воронки.
В такой ситуации покупать сложную автоматизацию преждевременно. Сначала нужно сделать продажи видимыми.
На первом этапе нам не требовались роботы, интеграции и сложные бизнес-процессы. Нужен был минимальный управленческий контур, которым команда реально будет пользоваться каждый день.
Поэтому собрали CRM в таблице. Для каждой сделки фиксировались ключевые поля:
| Что фиксируем | Зачем это нужно |
|---|---|
| Компания / клиент | Понимать, с кем ведётся работа и исключить потерю контакта |
| Источник лида | Сравнивать качество разных каналов |
| Ответственный | Видеть персональную загрузку и результат менеджеров |
| Этап сделки | Строить фактическую воронку продаж |
| Сумма / потенциал | Видеть прогноз выручки |
| Следующее действие и дата | Не оставлять сделки без движения |
| КП отправлено | Считать конверсию из переговоров в предложение |
| Оплата | Отделять прогноз от факта |
| Причина отказа | Понимать, почему компания теряет сделки |
Это был быстрый прототип системы продаж. Он позволил проверить логику воронки, дисциплину менеджеров и набор показателей до того, как тратить деньги на автоматизацию.
Я собрал обезличенную версию этой системы в готовый шаблон Google Таблиц: клиенты, лиды, сделки, следующий шаг, оплаты, прогноз и автоматический дашборд. Можно бесплатно создать свою копию и начать пользоваться сразу.
Главная ценность появилась не в самой таблице. Она появилась в момент, когда накопились первые фактические данные.
Вместо ощущений появились цифры: сколько обращений приходит и сколько из них действительно попадает в работу.
Стало понятно, сколько потенциальных продаж одновременно находится у каждого сотрудника.
Можно было оценить переходы между ключевыми этапами и найти места, где воронка проседает.
Появилась возможность отличать «когда-нибудь может купить» от денег, которые реально могут прийти в текущем месяце.
После этого мы смогли сделать то, чего без цифр сделать нельзя: рассчитать целевые показатели и поставить действующим менеджерам понятные планы.
Фраза «тебе нужно продать на 5 миллионов» не является системой управления. Менеджер не понимает, какое количество лидов, переговоров, сделок и коммерческих предложений должно привести его к этому результату.
Когда появилась первая статистика, логику можно было развернуть в обратную сторону:
Даже если статистика первого месяца ещё неидеальна, она уже лучше гипотезы «кажется, менеджеры должны продавать больше». В следующих периодах показатели уточняются, и план становится точнее.
После того как сделки стали прозрачными, стало видно ещё одно ограничение. Действующие сотрудники одновременно выполняли несколько разных функций: работали с текущими клиентами, делали технические расчёты, выезжали на замеры и при этом должны были заниматься развитием новых продаж.
Без данных легко было бы решить проблему стандартно: «давайте просто наймём ещё одного менеджера».
Мы пошли иначе. Сначала поставили планы текущей команде и посмотрели на работу через цифры. И только после этого пересобрали модель отдела:
То есть простая CRM-таблица стала не просто учётом сделок. Она дала данные, на основании которых начали менять саму архитектуру отдела продаж.
Здесь легко уйти в другую крайность и решить, что полноценная CRM вообще не нужна. Это тоже ошибка.
Таблица начинает мешать, когда:
В нашем проекте следующий шаг именно такой: проверенную логику продаж переносим в Bitrix24. Но теперь мы уже знаем, какие этапы, поля, показатели и процессы действительно нужны.
Не в том, чтобы никогда не платить за CRM, а в том, чтобы не покупать и не автоматизировать то, что потом придётся переделывать.
Если же у компании десятки менеджеров, несколько каналов продаж и тысячи активных сделок, таблица быстро станет бутылочным горлышком. Здесь лучше сразу проектировать полноценную CRM.
На бесплатной диагностике разберём текущий процесс продаж и определим, что вам действительно нужно сейчас: простая система учёта, доработка текущей CRM или полноценное внедрение.